Imagina esto: son las 9 de la mañana, entras a la oficina y… no hay sitio libre. Ni un escritorio, ni una sala tranquila, ni siquiera esa esquina con buena luz que tanto te gusta. No es que la empresa haya reducido espacio, es que el modelo de trabajo ha cambiado, y con él, la forma en que usamos el lugar físico. Aquí entra en juego el concepto: reservar tu plaza.
Ya no se trata de tener un escritorio con tu nombre y una planta que riegas cada lunes. Hoy, reservar tu puesto significa asegurar tu lugar para trabajar, solo cuando lo necesitas, como si fuera un asiento en el tren o una entrada al cine. Puedes elegir cuándo vas, cuánto tiempo estarás, y hasta qué tipo de espacio te viene mejor según tu día: ¿necesitas concentración total o vas a colaborar con el equipo?
Este modelo responde a una realidad nueva: las empresas están dejando atrás la rigidez del “9 a 5 en tu cubículo” y apostando por la flexibilidad. No es una moda, es una evolución. Equipos que trabajan desde casa tres días, otros que prefieren alternar según proyectos, y compañías que ya no necesitan alquilar metros y metros de oficina vacía. La lógica es clara: menos espacio fijo, más inteligencia en cómo se usa.
¿Y sabes qué? No solo es práctico. También humaniza el entorno laboral. Porque reservar tu plaza no es solo un tema logístico; es un gesto de respeto al tiempo, al espacio y al trabajo del otro.
Planifica y reserva tu plaza en el trabajo
Adoptar un sistema de reserva de puestos de trabajo dentro de una oficina híbrida o flexible ofrece múltiples beneficios tanto para empleados como para organizaciones. A continuación, se detallan tres de las principales ventajas:
1. Garantiza tu espacio en horas punta
En entornos donde no hay puestos fijos asignados, las horas de mayor concurrencia (generalmente entre las 9:00 y las 11:00) pueden generar saturación. La posibilidad de reservar con antelación permite asegurar un escritorio o sala sin depender de llegar antes que los demás. Esto es especialmente útil en equipos grandes, jornadas con reuniones importantes o días en que muchos colaboradores deciden acudir de forma presencial.
2. Mejora la organización y productividad
Al saber de antemano en qué espacio se trabajará, el empleado puede planificar mejor su jornada. Esto incluye elegir el entorno adecuado según la naturaleza de sus tareas (concentración, reuniones, colaboración) y prever recursos necesarios (pantallas dobles, pizarras, cabinas). Esta previsibilidad reduce interrupciones, optimiza el uso de recursos y promueve una dinámica laboral más eficiente.
3. Reduce el estrés de llegar sin sitio disponible
No encontrar un lugar donde trabajar al llegar a la oficina puede generar frustración, pérdida de tiempo y distracción. La reserva anticipada elimina esa incertidumbre, lo que impacta positivamente en el bienestar y el ánimo del trabajador. Un entorno estable, aunque temporal, favorece la concentración y refuerza la percepción de control sobre la propia jornada.
Tipos de plazas que puedes reservar
En el modelo de oficina flexible, no todos los puestos de trabajo son iguales. La posibilidad de reservar diferentes tipos de espacios permite a cada persona adaptar su entorno a sus necesidades específicas, ya sea para concentrarse, colaborar o reunirse con un equipo.
A continuación, se describen los principales tipos de puestos que puedes reservar en un entorno laboral moderno:
1. Hot desk vs. Escritorio fijo
- Se trata de escritorios compartidos que se utilizan por turnos, según reserva.
- No tienen asignación personal: cada día puedes usar uno distinto.
- Ideales para quienes trabajan por proyectos, acuden a la oficina ocasionalmente o no necesitan material físico permanente.
Ventajas:
- Flexibilidad total.
- Optimización del espacio físico.
- Reducción de costes operativos.
Escritorio fijo (con reserva)
- Aunque no es un puesto exclusivo, sí puede asignarse a una persona o equipo de forma regular mediante reserva anticipada.
- Suele estar disponible para quienes requieren continuidad o necesitan material específico (pantallas adicionales, elementos ergonómicos, archivos físicos, etc.).
Ventajas:
- Mayor sensación de estabilidad.
- Adaptación personalizada del espacio.
- Ideal para funciones que requieren consistencia diaria.
2. Salas de reuniones
- Espacios cerrados pensados para encuentros entre dos o más personas, ya sea presenciales o híbridos.
- Pueden tener distintos formatos: pequeñas cabinas para videollamadas, salas medianas para reuniones de equipo, o grandes espacios para presentaciones o workshops.
Qué considerar al reservar:
- Capacidad (número de personas).
- Equipamiento (pantalla, proyector, pizarra, sistema de videoconferencia).
- Duración estimada de la reunión.
- Ubicación dentro del edificio o planta.
Beneficio clave:
Reservar con antelación asegura disponibilidad, sobre todo en horarios muy demandados.
3. Espacios colaborativos vs. espacios silenciosos
Espacios colaborativos
- Áreas abiertas o semiabiertas diseñadas para el trabajo en equipo.
- Fomentan la interacción espontánea, la creatividad y el intercambio de ideas.
- Suelen estar equipados con pizarras móviles, mesas amplias, y elementos modulares.
Perfecto para:
- Brainstormings.
- Proyectos conjuntos.
- Reuniones informales.
Espacios silenciosos
- Zonas pensadas para la concentración profunda o tareas que requieren enfoque total.
- Pueden ser booths individuales, áreas con aislamiento acústico o zonas con normas de silencio.
Perfecto para:
- Redacción de informes.
- Análisis de datos.
- Videollamadas privadas.
Nota: Algunas empresas combinan ambas zonas en un mismo espacio mediante paneles móviles o señalización clara, permitiendo que el entorno se transforme según el momento del día.
Consejos para aprovechar al máximo tu plaza reservada
🪑 Pequeños hábitos para una mejor experiencia compartida
Reservar una plaza en la oficina no es solo asegurarte un escritorio: es parte de una cultura de trabajo más flexible, consciente y respetuosa. Para que esa experiencia funcione bien para ti y para todos, te dejamos tres consejos simples pero poderosos:
1. ⏰ Elige bien tus horarios
No todas las horas de trabajo son iguales. Elegir el momento adecuado para tu jornada puede marcar la diferencia entre un día productivo y uno lleno de interrupciones.
¿Cómo sacarle partido a esto?
- Reserva según tu ritmo personal: Si rindes más por la mañana, elige primeras horas. Si necesitas concentración, evita franjas de alta concurrencia.
- Evita las reservas “por si acaso”: Solo aparta espacio si realmente vas a usarlo. Liberar plazas a tiempo mejora la disponibilidad para todos.
- Anticípate en fechas clave: Días de reuniones generales, visitas externas o eventos internos suelen tener alta demanda. Asegura tu sitio con antelación.
2. 🧼 Mantén tu espacio ordenado
Tu plaza es temporal, pero el respeto por ella debe ser permanente. Dejar el puesto limpio y organizado no solo facilita el uso al siguiente compañero: también habla bien de ti.
Buenas prácticas rápidas:
- Limpia antes de irte: Usa los materiales disponibles para dejar la superficie tal como la encontraste (o mejor).
- Evita dejar objetos personales: Recoge cables, libretas, tazas, papeles. Todo lo que se queda, interfiere en la experiencia del próximo usuario.
- Desconecta equipos con cuidado: No tires de cables, no fuerces puertos. Trátalo como si fuera tuyo.
3. ⏳ Respeta los tiempos y turnos
En un sistema compartido, el respeto por los horarios de reserva no es opcional: es la base del buen funcionamiento.
Esto significa que debes:
- Llegar a tiempo: Si tu plaza está reservada a las 10:00, no aparezcas a las 11:00 esperando que siga disponible.
- Liberar si no la usas: No ocupes por ocupar. Si sabes que no irás, cancela. Es un gesto simple pero muy valioso.
- Evita extenderte sin aviso: Si tu reunión o tarea se alarga, revisa si puedes extender la reserva sin afectar a otro usuario. En caso de conflicto, consulta con la administración del espacio.
¿Qué plaza reservar según tu día de trabajo?
No todos los días son iguales. Algunos necesitas foco total. Otros, estás de reunión en reunión. Y hay jornadas donde lo único que quieres es moverte entre espacios y colaborar.
Aquí tienes una guía práctica para ayudarte a elegir el tipo de plaza ideal según el tipo de jornada que te espera:
🧠 Día de concentración profunda
Objetivo: Tareas individuales que requieren foco, sin interrupciones.
| Recomendado |
|---|
| Cabinas individuales acústicas 🛑🔊 |
| Zona silenciosa o área de concentración |
| Hot desk en rincones tranquilos |
Evita: zonas colaborativas o con tránsito alto.
🤝 Día de colaboración
Objetivo: Reuniones, talleres, trabajo conjunto.
| Recomendado |
|---|
| Mesas compartidas o áreas de equipo |
| Espacios abiertos con pizarras |
| Salas de reunión informales o de creatividad |
Evita: reservar espacios aislados o silenciosos.
🧭 Día mixto o flexible
Objetivo: Alternas entre foco, llamadas y colaboración.
| Recomendado |
|---|
| Escritorio flexible cerca de zonas comunes |
| Acceso a cabinas para llamadas o reuniones breves |
| Uso parcial de una sala compartida con turnos |
Tip: Prioriza reservar espacios con movilidad o que puedas abandonar fácilmente.
🌐 Día de llamadas o videoconferencias
Objetivo: Gran parte del día en Zoom, Teams o teléfono.
| Recomendado |
|---|
| Booths acústicos |
| Escritorio con paneles aislantes |
| Sala de reunión individual |
Evita: áreas abiertas o compartidas si no usas auriculares con micro direccional.
🛠️ Día de resolución / apagafuegos
Objetivo: Muchas interrupciones, cambios de plan, apoyo a otros.
| Recomendado |
|---|
| Plaza central o visible para el equipo |
| Escritorio cerca de sala de reuniones rápidas |
| Espacio con fácil acceso y salida |
Tip: No reserves para todo el día. Deja márgenes libres por si todo cambia.
✅ Preguntas que te ayudan a Elegir Mejor
- ¿Mi trabajo de hoy necesita aislamiento o interacción?
- ¿Cuánto tiempo voy a estar en la oficina?
- ¿Qué herramientas o equipo necesito hoy (pantallas, conexión, pizarras)?
Responder eso antes de reservar te ahorra tiempo, te evita frustraciones… y mejora tu experiencia laboral.
Para reservar puestos de trabajo, como para reservar cualquier espacio o recurso de tu empresa, implementa el software de ofimood para un uso eficiente de la oficina.
