Seating Plan: ¿Cómo organizarlo en empresas?

Un Seating Plan es el diseño —visual y operativo— de cómo se distribuyen las personas y los recursos (puestos, salas, taquillas, parking, comedor) en la oficina para que el día a día fluya con el mínimo fricción. No es solo “quién se sienta dónde”; integra reglas (aforos, proximidad entre equipos, turnos), reservas y datos de uso para que cada jornada presencial sea predecible y cómoda. En Ofimood lo conectamos con la reserva de espacios en una única plataforma para que no haya solapes ni sobrepasos de aforo.

Beneficios clave

• Más colaboración (cuando toca) y más foco (cuando hace falta): agrupar por equipos o actividades evita interrupciones y reduce tiempos muertos; disponer de salas y puestos adecuados bajo reserva elimina el “paseo” buscando sitio.
• Mejor experiencia de empleado: dar autonomía para reservar escritorio y recursos desde el móvil u ordenador sube la satisfacción y baja el estrés logístico de los días presenciales.
• Ahorro de costes y mejor uso del espacio: con datos de ocupación real y no-shows, puedes compactar zonas en días valle, priorizar recursos que sí se usan y reducir metros infrautilizados.
• Operación sin caos: reglas de aforo, notificaciones y calendarios de ocupación evitan overbooking y solapes entre equipos.

Relación con la gestión de espacios y el trabajo híbrido

El Seating Plan es la “capa táctica” de la gestión de espacios en modelos de trabajo híbrido. Define cómo se ocupan los recursos cada día (puestos, salas, despachos) en función de quién va a la oficina y para qué. Con Ofimood, el empleado reserva lo que necesita; la plataforma aplica reglas y muestra disponibilidad en tiempo real; y RR. HH./Facility obtienen analítica para ajustar el plano con evidencia. Todo en una sola herramienta: escritorios, salas, taquillas, parking y comedor.

Modelos de Seating Plan

1) Puesto fijo asignado

Qué es. Cada persona tiene un escritorio propio, siempre en el mismo sitio.

Cuándo usarlo. Equipos con alta necesidad de concentración, puestos que requieren equipamiento específico o alta confidencialidad.

Ventajas.

• Estabilidad, menos tiempo buscando sitio y personalización ergonómica.
• Favorece el foco en roles individuales.

Riesgos.

• Baja flexibilidad ante picos de afluencia.
• Infrautilización en modelos híbridos (puestos vacíos varios días).

Cómo operarlo con Ofimood.

• Mantén la asignación fija y habilita reservas puntuales para visitantes o rotaciones en el resto de mesas.
• Usa analítica de uso para detectar puestos subutilizados y convertirlos en flexibles si conviene.

2) Hot Desking / Hotelling

Qué es. Puestos no asignados; se ocupan por orden de llegada (hot desking) o con reserva previa (hotelling).

Cuándo usarlo. Trabajo híbrido con variabilidad de asistencia y roles móviles (comercial, consultoría, soporte).

Ventajas.

• Optimiza el uso del espacio; reduce metros y costes si se gestiona bien.
• Fomenta la mezcla entre equipos y la colaboración ocasional.

Riesgos.

• Estrés y “caza de mesa” si no hay reglas ni visibilidad; posible pérdida de cohesión.

Cómo operarlo con Ofimood.

• Activa reservas de escritorios por horas o días con reglas de aforo, check-in y recordatorios para evitar no-shows.
• Ofrece taquillas y parking con la misma app para una experiencia unificada.
• Monitoriza ocupación real y ajusta la ratio puestos/personas por zona.

3) Activity-Based Working (por actividades)

Qué es. El espacio se divide en tipologías según la tarea: concentración profunda, colaboración rápida, reuniones, llamadas y más. Las personas eligen el entorno más adecuado en cada momento.

Cuándo usarlo. Organizaciones con variedad de dinámicas (producto, marketing, data, atención al cliente) y cultura flexible.

Ventajas.

• Mejora productividad y bienestar al alinear tarea y entorno.
• Uso más eficiente del espacio.

Riesgos.

• Requiere gestión del cambio, normas claras y buen diseño acústico; si no, puede frustrar.

Cómo operarlo con Ofimood.

• Define tipos de recurso (focus room, phone booth, mesa colaborativa, sala) y sus reglas en el plano interactivo.
• Permite reservas integradas (puestos, salas, comedor) y usa datos de demanda para ampliar o compactar tipologías.

4) Team neighborhoods (barrios de equipo)

Qué es. Zonas del plano asignadas a equipos o roles afines; dentro del “barrio” puede haber mezcla de puestos fijos y flexibles.

Cuándo usarlo. Squads de producto, atención al cliente, ventas-marketing y otros, donde la proximidad agiliza el trabajo.

Ventajas.

• Favorece la cohesión del equipo y acelera la coordinación cara a cara.
• Permite reglas específicas por zona (por ejemplo, silencio/foco vs. colaboración).

Riesgos.

• Puede crear silos si no se diseñan espacios de mezcla entre equipos.
• Si el barrio es pequeño en días pico, aumenta la fricción.

Cómo operarlo con Ofimood.

• Dibuja zonas en el plano por equipo y aplica reglas de reserva (prioridad, límites por día, franjas).
• Añade taquillas vinculadas al barrio y salas cercanas para dailies y revisiones. Mide no-shows y saturación por franja.

5) Mixto: por días o por franjas

Qué es. Combina asignación y flexibilidad: por ejemplo, martes a jueves barrio de Producto con reserva prioritaria; lunes y viernes, hotelling abierto; o bien franjas (mañana foco, tarde colaboración).

Cuándo usarlo. Empresas en transición al híbrido o con picos claros por día u horario.

Ventajas.

• Balance entre previsibilidad y eficiencia del espacio.
• Permite pilotar cambios sin reconfigurar toda la oficina.

Riesgos.

• Reglas confusas si no se comunican bien; riesgo de solapes.

Cómo operarlo con Ofimood.

• Configura reglas por día o franja y prioridades por colectivo (equipo, sede, rol).
• Integra comedor y parking en las mismas franjas para evitar cuellos de botella en horas punta.
• Explota paneles de ocupación por franja para iterar el modelo mes a mes.

Consejos transversales

• Reglas simples y visibilidad en tiempo real (qué hay libre, dónde y cuándo) reducen la fricción.
• Recursos satélite (taquillas, salas, parking, comedor) en la misma plataforma para una experiencia unificada.
• Mide y ajusta: ocupación útil, no-shows, saturación por franja, tiempos de búsqueda de puesto y satisfacción.

Criterios clave para organizar bien tu Seating Plan

1) Roles y necesidades (colaboración vs. concentración)

Antes de mover una sola silla, entiende cómo trabaja cada equipo. ¿Quién necesita silencio y largas franjas de foco? ¿Quién colabora a diario y hace muchas reuniones rápidas?
Qué hacer:

• Lista las tareas típicas por rol y el % de tiempo en foco vs. colaboración.
• Agrupa a quienes dependen entre sí (por ejemplo, Ventas ↔ Marketing).
• Define reglas sencillas: zonas de foco (silencio) y zonas colaborativas (con conversación permitida).
  

2) Privacidad, ruido y accesibilidad

No todo es “sentarse cerca”. Llamadas sensibles, reuniones 1:1 o análisis confidenciales exigen espacios adecuados.
Qué hacer:

• Coloca phone booths y focus rooms cerca de las zonas con más llamadas.
• Mide el ruido: si en una zona de foco superas ~55 dB de media, introduce paneles acústicos o mueve esa tipología.
• Asegura rutas accesibles y cercanía a entradas/ascensores para quien lo necesite.
  

3) Aforos, normativas internas y ergonomía

El plano debe cumplir aforos y políticas de presencia, sin perder confort.
Qué hacer:

• Controla el aforo por zona y revisa los picos reales (no lo planifiques “a ojo”).
• Activa check-in y recordatorios para reducir no-shows.
• Revisa estándares ergonómicos (sillas, monitores, iluminación) en las estaciones de foco.
  

4) Proximidad entre equipos que dependen entre sí

Minimiza “pases de bola” y latencias colocando cerca a quienes trabajan en cadena.
Qué hacer:

• Mapea dependencias y define “barrios de equipo” (team neighborhoods).
• Si sube la latencia en aprobaciones o coordinación, acerca físicamente a los equipos o crea una mesa puente.
  En Ofimood: dibuja zonas por equipo en el plano, permite reservas contiguas para squads y establece ventanas de co-presencia.

5) Recursos asociados: salas, taquillas, parking y comedor

Un buen Seating Plan se cae si los “satélites” se saturan.
Qué hacer:

• Observa demanda por franja: ¿salas colapsadas a primera hora? ¿colas en comedor?
• Ajusta capacidades o escalona franjas si superas el 80% de ocupación de forma sostenida.
• Ofrece taquillas cerca de los barrios para reducir desplazamientos.
  

Métricas mínimas para iterar

• Ocupación útil por zona y franja.
• No-shows y overbooking.
• Tiempo de búsqueda de puesto y satisfacción del empleado.
• Latencia de coordinación entre equipos.

Datos que necesitas antes de mover una silla

1) Ocupación real, picos y patrones de uso

Qué capturar

• Ocupación por zona y franja (puestos, salas, phone booths, taquillas, parking, comedor).
• Picos (días y horas con mayor demanda) y valles.
• Duración efectiva de las reservas vs. tiempo reservado.
• Mapa de calor de puestos libres/ocupados en el plano.

Fuentes en Ofimood

• Eventos de reserva y check-in / auto-release (liberación por no-show).
• Sensores/lectores (si hay), pero con Ofimood basta con check-in + cancelaciones para un primer nivel fiable.

Métricas clave + fórmulas

• Ocupación útil (%) = (minutos de uso real / minutos disponibles) × 100
• Peak occupancy (pico) por franja = máx. ocupación % de la franja en un periodo.
• Tiempo medio de búsqueda de puesto (si lo medís con encuesta breve) = media de minutos reportados.

Umbrales de decisión

• Pico sostenido > 80% en 3 o más franjas consecutivas → ampliar tipología o escalonar reservas.
• Ocupación útil < 45% durante 4+ semanas → compactar zona o cambiar tipología (más colaboración/foco).

2) Preferencias y comportamiento (días presenciales, equipos)

Qué capturar

• Patrón de presencialidad por equipo/rol (ej.: Mar-Jue alto, Lun-Vie bajo).
• Preferencias de tipología (focus room vs. mesas colaborativas, booths, salas pequeñas).
• Coincidencias entre equipos (quién quiere/tiende a venir el mismo día).

Cómo obtenerlo

• Historial de reservas + check-ins en Ofimood.
• Encuesta trimestral de preferencias (1–2 preguntas dentro de la app tras el check-out).
• Ventanas de copresencia por equipo (quién coincide y cuánto tiempo).

Señales útiles

• Si un equipo declara preferencia por foco pero usa >60% recursos colaborativos → rediseñar su barrio/mezcla.
• Si dos equipos interactúan mucho pero coinciden poco en sede → proponer ventanas de co-presencia (reglas por franja/día).

3) KPIs de espacio imprescindibles

Operación diaria

• No-show (%) = reservas sin check-in / reservas totales × 100
• Overbooking (n.º) = reservas rechazadas por falta de capacidad / periodo
• Cancelación tardía (%) = cancelaciones dentro de X min antes de la franja / reservas

Eficiencia

• Ratio ocupación por tipología (%) = uso real de esa tipología / capacidad disponible × 100
• Turnover de puesto = nº de usos distintos del mismo puesto / día
• Aprovechamiento de sala = (min reales de reunión / min reservados) × 100

Experiencia de empleado

• CSAT de espacio (1–5) post-uso (microencuesta).
• Tiempo de búsqueda de puesto medio reportado (min).
• Frustraciones más citadas (texto libre categorizado).

Umbrales recomendados

• No-show > 10–12% → activar recordatorios, check-in estricto y liberación automática + reglas de penalización suave.
• Aprovechamiento de sala < 60% → pasar reuniones estándar a salas pequeñas/booths o reducir slots.

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4) Cómo convertir datos en decisiones de seating

a) Paneles (dashboards) que necesitas

• Visión “Hoy y esta semana”: ocupación por zona/franja, no-shows, recursos más tensionados.
• Mapa de calor del plano: densidad por hora (puestos/salas).
• Tipologías: comparativa de uso y satisfacción (focus vs. colaboración vs. booths vs. salas).
• Equipos: copresencia, coincidencias interequipos y latencia de coordinación (si la medís).
• Tendencias 4–8 semanas: picos sostenidos, valles persistentes y variabilidad.

b) Escenarios típicos y qué haríamos

• Escenario 1: Picos en 10:00–12:00 (Mar-Jue) y no-shows del 14%
  Acciones: check-in obligatorio en 10 min, recordatorio + liberación; escalonar franjas de 45/50 min; añadir 2–3 mesas colaborativas cerca del barrio afectado.
• Escenario 2: Salas medianas infrautilizadas; booths saturados
  Acciones: convertir 1 sala mediana en 2 booths; crear regla para mover reuniones ≤2 personas a booth por defecto.
• Escenario 3: Producto y Atención al Cliente con alta dependencia pero copresencia baja
  Acciones: definir ventanas de co-presencia (p. ej., Mar/Jue 10–14h) y reservar bancos contiguos; revisar latencia tras 2–3 semanas.
• Escenario 4: Zona de foco con >55 dB
  Acciones: reubicar mesas de colaboración, paneles acústicos, aumentar distancia mínima y reforzar norma de silencio en esa zona.

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5) Calidad de datos y gobernanza

• Definiciones claras (diccionario de datos): qué es “uso real”, “no-show”, “ocupación útil”, “franja”.
• Normalización: nombres de zonas, tipologías y equipos consistentes en el plano de Ofimood.
• Depuración: excluir reservas de prueba, duplicados, check-ins erróneos.
• Privacidad: minimizar datos personales; trabajar a nivel agregado por equipo/zona; control de accesos y caducidad de datos.
• Cadencia: revisión semanal (operación) y mensual (cambios de plano/reglas).

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6) Implementación práctica con Ofimood (pasos rápidos)

1. Etiquetas y plano: tipologías, barrios de equipo y reglas de aforo por zona.
2. Políticas de uso: check-in, liberación automática, recordatorios y prioridades por franja.
3. Dashboards: “Hoy/Semana”, “Tipologías”, “Equipos” y “Tendencias”.
4. Ciclo de mejora: hipótesis → prueba (2–4 semanas) → medición → decisión (redimensionar, mover, añadir/quitar recursos).
5. Comunicación: norma simple por zona (foco/colaboración), ventanas de co-presencia y cómo reservar “lo correcto” en cada caso.

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7) Plantilla express (copiable en tu doc interno)

• Objetivo del mes: (p. ej., bajar no-show del 14% al <9%).
• Métricas a vigilar: no-show, ocupación pico por franja, CSAT de espacio, aprovechamiento de salas.
• Hipótesis: (p. ej., escalonado de franjas reduce picos).
• Acción: nuevas reglas + 2 booths extra.
• Criterio de éxito: 3 semanas con no-show <9% y pico <80% en franjas críticas.
• Siguiente paso: extender al resto de zonas/equipos.

Proceso paso a paso para implantar tu Seating Plan

1) Mapea tus espacios sobre el plano

Objetivo: tener una versión “viva” de la oficina con zonas y recursos operables (no un PDF estático).
Qué hacer:

• Sube el plano (DWG/PDF/imagen) y dibuja zonas: foco, colaboración, reuniones, phone booths, comedor, taquillas, parking.
• Crea la nomenclatura: edificio → planta → zona → puesto/sala (ej.: MAD-A/2F/FOCO-2/Desk-12).
• Define tipos de recurso (puesto estándar, mesa colaborativa, sala 2p, sala 6p, booth, taquilla, plaza parking).
• Etiqueta barrios de equipo (Producto, Ventas, CX…) y referencia sus puestos/recursos cercanos.

Entregables: plano interactivo + catálogo de tipologías + diccionario de nombres.
Errores típicos: dibujar todo al detalle antes de pilotar; nombres inconsistentes.

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2) Define reglas: aforo, proximidad de equipos y recursos por zona

Objetivo: que el sistema se autorregule (sin “policía del espacio”).
Qué hacer:

• Aforo por zona (capacidad máxima operativa, no la teórica).
• Prioridades de reserva (p. ej., barrio de Producto con prioridad Mar–Jue 10–14h).
• Ventanas de co-presencia por equipo (cuándo conviene coincidir).
• Normas de uso por tipología: silencio en foco; llamadas solo en booths; salas pequeñas para ≤2 personas.
• Check-in y liberación automática (anti no-show); recordatorios antes del inicio.
• Duración y franjas: 45/50 min para reuniones cortas (evita picos exactos en la hora).

Entregables: matriz de reglas por zona/tipología; política de reservas en 1 página.
Errores típicos: reglas complejas; no definir penalización suave al no-show.

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3) Asigna o habilita la reserva de puestos (según modelo elegido)

Objetivo: que cada persona encuentre lo que necesita, cuando lo necesita.
Si vas con “puesto fijo”:

• Asigna puestos críticos (roles con equipamiento/privacidad).
• Deja un pool flexible para visitantes y picos.

Si vas con “hot desking/hotelling”:

• Activa reservas por horas/días con visibilidad en tiempo real.
• Ofrece taquillas junto a las zonas flexibles.

Si vas con “barrios de equipo” o “activity-based”:

• Mezcla tipologías por barrio (foco + colaborativa + booths cercanos).
• Aplica reglas por franja (mañana foco, tarde colaboración, por ejemplo).

Entregables: mapa de puestos reservables/asignados + listado de equipos y prioridades.
Errores típicos: todo libre sin reglas (caza de mesa), o todo fijo (infrautilización).

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4) Piloto con un área y ajusta

Objetivo: probar con bajo riesgo y aprender rápido.
Alcance sugerido: 1 planta o 2 barrios (40–60 personas).
Duración: 2–4 semanas.

Qué medir en el piloto:

• Ocupación útil por franja y picos (>80% sostenido).
• No-show y cancelación tardía.
• Aprovechamiento de salas (mín. reales / mins reservados).
• Satisfacción (CSAT 1–5) y tiempo de búsqueda de puesto.
• Incidencias: ruido, colas en booths/comedor, solapes.

Criterios de éxito (ejemplo):

• No-show < 10%
• Pico < 80% en franjas críticas
• Aprovechamiento de salas > 60%
• CSAT ≥ 4/5

Acciones típicas tras el piloto:

• Convertir una sala mediana en 2 booths si faltan cabinas.
• Escalonar franjas para deshacer cuellos 10:00–12:00.
• Ampliar zona de foco si hay >55 dB constantes.
• Ajustar prioridades por equipo.

Entregables: informe breve (1 página) con hallazgos y cambios.

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5) Despliegue por fases y comunicación interna

Objetivo: escalar sin fricción y con claridad.
Plan de fases (ejemplo 4–6 semanas):

• Semana 1: Planta A (Producto + Diseño)
• Semana 2: Planta B (Ventas + Marketing)
• Semana 3: Planta C (Operaciones + Finanzas)
• Semanas 4–6: ajustes finos + sedes secundarias

Comunicación (listo para copiar):

• Anuncio inicial:
  “Desde el [fecha], estrenamos el nuevo sistema de Seating Plan. Podrás reservar puestos, booths y salas desde [app/web]. Objetivo: encontrar sitio rápido, reducir picos y mejorar la colaboración. En el barrio de tu equipo tendrás prioridad [días/horas]. Por favor, haz check-in al llegar; si no, el sistema libera la reserva para que nadie se quede sin sitio.”
• Normas simples (3 puntos):
  1. Zonas de foco: silencio; llamadas solo en booths.
  2. Check-in en 10 min; si no, se libera la reserva.
  3. Reuniones ≤2 personas → booth o sala pequeña por defecto.
• FAQ corto:
  — “¿Y si no encuentro puesto?” → Comprueba otras franjas/zona; el sistema sugiere alternativas cercanas.
  — “¿Puedo sentarme con mi equipo?” → Sí, usa el filtro “barrio” y las ventanas de co-presencia.
  — “¿Qué pasa si no voy?” → La reserva se libera; si se repite, puede aplicarse prioridad reducida temporal.

Gobernanza y roles:

• Facilities/Workplace: plano, zonas, aforos.
• RR. HH.: ventanas de co-presencia, comunicación y normas.
• IT/Seguridad: SSO, permisos y privacidad.
• Equipo “sponsor”: desbloqueos y seguimiento de métricas.

Métricas post-despliegue (mensual):

• Ocupación útil por zona y franja.
• Picos, no-shows, overbooking.
• Aprovechamiento de salas/booths.
• CSAT y comentarios más frecuentes.
• Decisiones tomadas (qué cambiamos y por qué).

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Cronograma de referencia

• Semana 0: plano + tipologías + reglas.
• Semanas 1–2: piloto (medir y ajustar).
• Semanas 3–6: despliegue por fases + comunicación + revisión.

Un Seating Plan bien diseñado no va de “mover mesas”, sino de coordinar personas, recursos y datos para que el día en la oficina sea fluido, predecible y rentable. Si defines el modelo adecuado (fijo, flexible o mixto), pones reglas simples y mides lo que de verdad importa (ocupación útil, picos, no-shows y satisfacción), el espacio deja de ser un coste hundido y se convierte en una palanca de productividad.