La retribución flexible es un esquema voluntario en el que cada persona destina parte de su salario bruto a bienes/servicios (p. ej., comida, transporte, guardería, seguro médico) que pueden tener ventajas fiscales dentro de los límites legales.
Se diferencia de:
- Beneficios financiados por la empresa: los paga la compañía aparte del salario (mayor coste).
- Salario emocional (teletrabajo, horario flexible): no pasa por nómina ni tiene tratamiento fiscal.
- Bonus/variable: es salario y tributa como tal; la flexible busca optimizar el neto manteniendo el coste salarial estable.
- Retribución en especie “pura”: no siempre es elegible ni configurable por la persona; la flexible es personalizable y voluntaria.
Conceptos básicos (bruto vs. neto) y límites habituales
- Salario bruto: lo que la empresa te reconoce antes de impuestos y cotizaciones.
- Salario neto: lo que finalmente cobras en nómina tras IRPF y Seguridad Social.
- Mecanismo: eliges destinar parte del bruto a bienes/servicios (comida, transporte, guardería, seguro médico, etc.) que, si cumplen requisitos, están exentos total o parcialmente de IRPF.
- Al reducirse la base sujeta a IRPF, el neto aumenta sin subir el coste salarial (salvo comisiones/plataforma).
- Límites clave:
- El salario en especie no puede superar el 30% del salario total.
- Debe respetarse el SMI en metálico (no puedes dejar tu sueldo en efectivo por debajo del SMI).
- Cada beneficio tiene topes y condiciones propios (p. ej., tope diario en comida, mensual en transporte, anual por persona en seguro médico, formación vinculada al puesto, etc.).
- Ventanas de elección: suele haber un periodo de adhesión (anual o trimestral). Lo elegido se prorratea en las nóminas del periodo.
Consideraciones legales y fiscales
- Voluntariedad y consentimiento: se formaliza por escrito (anexo a contrato/política interna).
- Medios de pago y justificación: tarjetas/vales nominativos, uso finalista y trazabilidad (facturas/movimientos) para mantener la exención.
- IRPF: la exención depende del tipo de beneficio, su tope y el cumplimiento de requisitos. Si se incumplen, tributa como salario.
- Cotización a la Seguridad Social: algunos conceptos pueden cotizar y otros no; conviene simular el impacto en bases de cotización, pagas extra e indemnizaciones para evitar sorpresas.
- No retroactividad: lo que no se consume en plazo o se paga fuera de los cauces previstos puede perder la exención.
- Gobernanza y cumplimiento: define elegibilidad, topes por colectivo, controles internos y un proveedor integrado con nómina (conceptos separados, reporting).
- People analytics: mide adopción, ahorro medio, uso por beneficio y satisfacción para ajustar el catálogo.
15 Ejemplos de retribución flexible
Tarjeta restaurante / comida
Pago de comidas en días laborables vía vales o tarjeta nominativa. Exento de IRPF hasta 11 €/día si cumples requisitos (no acumulable, uso en jornada, etc.).
Transporte público (abono)
Tarjeta o vales finalistas para metro, bus, cercanías… Exento hasta 136,36 €/mes y 1.500 €/año por persona trabajadora, con requisitos formales.
Guardería / educación infantil (0–3 años)
Pago directo o mediante cheque guardería a centros autorizados. Tratamiento exento como renta en especie si se articula por la empresa; ojo: lo abonado por la empresa no suma a la base del incremento por maternidad (hasta 1.000 €) que depende de importes satisfechos por la familia.
Seguro médico (empleado/a y familia)
Primas pagadas por la empresa exentas de IRPF hasta 500 € por asegurado/a (1.500 € si hay discapacidad). El exceso tributa.
Formación y certificaciones
Cursos necesarios para el puesto (actualización/reciclaje) no constituyen retribución en especie si los financia la empresa (están fuera de tributación como salario).
Cheques/vales de servicios
Servicios como canguro, limpieza, etc. Útiles para flexibilidad, pero en general tributan salvo encaje en supuestos exentos (p. ej., guardería como en el punto 3). (Referencia general AEAT sobre rentas en especie y exenciones.)
Tecnología (dispositivos, renting)
La cesión para uso profesional (portátil, móvil) no es renta en especie; el uso privado o compras para el empleado suelen tributar. Conviene política de uso y trazabilidad. (Criterio general y consultas DGT sobre cesiones/mediación de pago.)
Planes de pensiones / ahorro empleo
Aportaciones a planes: límite general 1.500 € (planes individuales) + hasta 8.500 € adicionales vinculados a contribuciones empresariales / empleo (límite conjunto 10.000 €).
Gimnasio y bienestar
El gimnasio propio en la empresa puede encajar como “servicios sociales y culturales” y estar exento; abonos externos suelen tributar, salvo deducciones autonómicas puntuales.
Seguro de vida / accidentes
En general tributan como especie (no exentos), salvo coberturas muy tasadas (p. ej., RC/accidente laboral ligadas a la actividad). Revisa póliza y convenio.
Vivienda / vales de vivienda (cuando proceda)
La vivienda de empresa es retribución en especie y se valora conforme a reglas de AEAT (p. ej., porcentaje sobre valor catastral si es propiedad del pagador). Suele tributar.
Idiomas
Si el idioma es necesario para el puesto, la formación financiada por la empresa no es renta en especie (como en el punto 5). Si es puramente personal, tributa.
Teletrabajo: internet y equipamiento
La cesión de equipos para trabajar no genera especie; reembolsos genéricos de gastos (internet, suministros) pueden considerarse retribución dineraria si no se justifican/proceden según criterios DGT. Documenta bien.
Aparcamiento y movilidad sostenible
Cheque transporte público ya cubierto (punto 2). Plaza de parking o carsharing suelen tributar como especie; incluye reglas específicas si hay vehículo de empresa.
Tickets regalo en periodos concretos
Cestas de Navidad, tarjetas regalo, etc., son retribución en especie y tributan (se reflejan en nómina/190).
Ejemplos de retribución flexible por perfil de empleado
Juniors vs. seniors
Juniors (primeros años de carrera)
- Objetivo: aumentar el neto mensual y acelerar el desarrollo.
- Beneficios prioritarios:
- Transporte público (abono mensual).
- Tarjeta restaurante/comida en días laborables.
- Formación/certificaciones vinculadas al puesto (idiomas si aporta al rol).
- Tecnología en renting (portátil, móvil) de uso profesional.
- Métricas: adopción por tramo salarial, reducción de rotación 0–24 meses, % certificaciones completadas.
Seniors (alta especialización/mandos)
- Objetivo: valor total del paquete y protección familiar.
- Beneficios prioritarios:
- Seguro médico (empleado/a + familiares).
- Ahorro/pensiones empleo (si existe), y/o ahorro a largo plazo.
- Formación ejecutiva (actualización/reciclaje).
- Movilidad (abono transporte, si aplica) y parking si está contemplado por política.
- Métricas: uso por colectivo senior, ahorro fiscal medio, eNPS de beneficios.
Familias con hijos/as
- Objetivo: conciliar y contener costes recurrentes.
- Beneficios prioritarios:
- Guardería/educación infantil (0–3 años) en centros autorizados.
- Seguro médico familiar.
- Comida (cuando hay jornada presencial) y transporte.
- Formación (p. ej., idiomas si son necesarios para el puesto).
- Acciones: packs “Familia” preconfigurados (ej. guardería + seguro médico), recordatorios en alta/baja de maternidad/paternidad y ventanas de cambio.
- Métricas: adopción por hogares con menores, ahorro medio por hogar, impacto en absentismo y retención.
Equipos en teletrabajo o híbridos
- Objetivo: productividad y bienestar con cumplimiento.
- Beneficios prioritarios:
- Cesión de equipamiento (portátil, monitor, silla) para uso profesional.
- Formación online acreditada.
- Flexibilidad en el trabajo, con software de reservas de espacios como el de Ofimood.
- Comida en días laborables (si encaja con la política y requisitos formales).
- Transporte para días de oficina (abonos prorrateados o multiciudad).
- Bienestar: acuerdos con gimnasios o plataformas (revisar tratamiento fiscal según modalidad).
- Métricas: uso por modalidad (teletrabajo/híbrido), coste/empleado y correlación con productividad (OKRs de equipo).
Sedes multi-ciudad
- Objetivo: adaptar el catálogo a realidades de movilidad y coste de vida.
- Beneficios prioritarios:
- Transporte ajustado a cada ciudad (metro/cercanías/bus/rodalies, etc.).
- Comida con red de comercios locales; acuerdos con agregadores si no hay oferta cercana.
- Idiomas según sedes con clientes internacionales.
- Movilidad sostenible (bicicleta pública, carsharing corporativo si está en política).
- Acciones: catálogos por sede, topes operativos diferenciados y comunicación localizada (mapas de comercios, rutas).
- Métricas: adopción por sede, satisfacción local (eNPS por oficina), coste por beneficio y % uso cerca del lugar de trabajo.
Packs recomendados
- Pack Junior: Transporte + Comida + Formación/Certificación + Renting tecnológico.
- Pack Senior: Seguro médico familiar + Ahorro/Pensiones + Formación avanzada + Movilidad.
- Pack Familia: Guardería (0–3) + Seguro médico familiar + Comida + Transporte.
- Pack Híbrido: Cesión de equipos + Transporte prorrateado + Comida en días de oficina + Bienestar.
Cómo decidir con people analytics
- Segmenta por antigüedad, sede, modalidad y situación familiar (dato voluntario).
- Prioriza beneficios con gap alto entre interés declarado y cobertura actual.
- Pilota 2–3 packs por perfil durante 3 meses y compara adopción, ahorro neto y eNPS.
- Ajusta topes y catálogo según uso real; elimina lo infrautilizado para contener costes.
Casos de retribución flexibles
Caso 1: comida + transporte (perfil general)
Supuestos: bruto 1.800 €/mes; IRPF 16%.
Retribución flexible: comida 200 €/mes (≤ 11 €/día), transporte público 60 €/mes ⇒ E = 260 €.
| Concepto | Antes | Después (cash) | Beneficios en especie | Neto equivalente |
|---|---|---|---|---|
| Base sujeta a IRPF | 1.800 | 1.540 | — | — |
| IRPF | 288,00 | 246,40 | — | — |
| Neto en efectivo | 1.512,00 | 1.293,60 | +260,00 | 1.553,60 |
Mejora: +41,60 € al mes (≈ 16% × 260 €) ⇒ +499,20 € al año.
Lectura: baja tu efectivo en nómina (−218,40 €) pero consumes 260 € con tarjeta/vale; tu poder adquisitivo sube.
Caso 2: familia con guardería + seguro médico
Supuestos: bruto 2.400 €/mes; IRPF 22%.
Retribución flexible: guardería 300 €/mes + seguro médico familiar (3 personas) 125 €/mes (500 €/año por asegurado) ⇒ E = 425 €.
| Concepto | Antes | Después (cash) | Beneficios en especie | Neto equivalente |
|---|---|---|---|---|
| Base sujeta a IRPF | 2.400 | 1.975 | — | — |
| IRPF | 528,00 | 434,50 | — | — |
| Neto en efectivo | 1.872,00 | 1.540,50 | +425,00 | 1.965,50 |
Mejora: +93,50 €/mes ⇒ +1.122 €/año.
Nota: el pago de guardería por la empresa suele estar exento si se articula correctamente. Las primas de salud están exentas hasta 500 €/año por persona (1.500 € si hay discapacidad).
Caso 3: profesional senior con formación + pensión empleo
Supuestos: bruto 3.000 €/mes; IRPF 30%.
Retribución flexible: formación ligada al puesto 100 €/mes (no tributa) + aportación a plan de empleo 300 €/mes (reduce base, dentro de límites) ⇒ E = 400 €.
| Concepto | Antes | Después (cash) | Beneficios en especie | Neto equivalente |
|---|---|---|---|---|
| Base sujeta a IRPF | 3.000 | 2.600 | — | — |
| IRPF | 900,00 | 780,00 | — | — |
| Neto en efectivo | 2.100,00 | 1.820,00 | +400,00 | 2.220,00 |
Mejora: +120 €/mes ⇒ +1.440 €/año.
Nota: comprueba el límite anual de aportaciones a planes de empleo (vía empresa) para no superarlo.
Cómo elegir los mejores ejemplos para tu empresa
Encuesta de intereses y segmentación
Objetivo: saber qué valora cada colectivo y con qué intensidad.
Cuándo y cómo: 10–12 preguntas, escala 1–5, anónima, abierta 7–10 días. Tasa objetivo de respuesta: ≥60%.
Segmenta por: sede/ciudad, modalidad (presencial/híbrido/remoto), antigüedad (junior/medior/senior), área (tech, ventas, operaciones…), situación familiar (dato voluntario), turnos.
Banco de preguntas:
- Valora tu interés en: comida, transporte, guardería (0–3), seguro médico (individual/familiar), formación/certificaciones, idiomas, ahorro/pensiones, bienestar/gimnasio, aparcamiento, tecnología en renting.
- ¿Con qué frecuencia lo usarías? (nunca → a diario)
- ¿Cuánto te ayudaría a ahorrar costes mensuales? (nada → mucho)
- ¿Qué barreras ves? (no lo necesito / poca oferta / trámites / desconocimiento)
- Campo abierto: “¿Qué beneficio falta?”
Equilibrio entre ahorro fiscal y experiencia de empleado
- Portafolio balanceado 60/40:
- 60% beneficios de alto ahorro y uso transversal (comida, transporte, salud).
- 40% beneficios de alto valor percibido o estratégicos (formación/idiomas, bienestar, pensiones, guardería).
- Equidad y acceso: garantiza que ≥70% de la plantilla tenga al menos 2 opciones relevantes por su realidad (sede, modalidad, situación familiar).
- UX y adopción: calculadora de ahorro en el portal, packs preconfigurados (Junior, Senior, Familia, Híbrido), ventanas de cambio claras, recordatorios automáticos.
- Gobernanza: define topes por colectivo, controles de trazabilidad y soporte nominativo.
- Guardrails legales: salario en especie ≤ 30% y respeto del SMI en metálico como requisitos de entrada del modelo (si no se cumplen, el beneficio no puede activarse).
Para cerrar el círculo entre beneficios, uso real y ahorro, ayuda mucho conectar los datos de consumo con el uso de espacios corporativos. Con el software de reserva de espacios y recursos de Ofimood puedes:
- Medir la utilización de comedores, salas y parkings por sede y franja, y cruzarla con la adopción de beneficios (p. ej., comida o transporte).
- Disponer de dashboards listos con métricas de adopción, uso y satisfacción para tomar decisiones en tiempo real.
¿Quieres verlo con tus datos? Solicita una demo de Ofimood y te montamos un panel con las métricas clave para tu empresa.
