Una plantilla de KPIs de ocupación es un marco listo para rellenar (hoja o dashboard) que convierte el uso de tus puestos, salas y recursos en métricas claras y accionables. Te permite medir, comparar y decidir sobre el espacio con criterios objetivos, evitando percepciones (“parece que falta sitio”) y enfocando las mejoras donde más impacto generan.
Beneficios inmediatos
- Ahorro de m²: identificas zonas “frías” (<30% de uso sostenido) para fusionar o reconvertir (cabinas, zonas focus), pagando solo por lo que se utiliza de verdad.
- Menos no-shows: al medir reservas efectivas, cancelaciones y check-ins, activas recordatorios y auto-liberación, recuperando horas de salas y reduciendo costes.
- Mejor experiencia del empleado: la ocupación equilibrada y las reglas claras (duraciones máximas, antelación, prioridades) hacen más fácil encontrar un espacio adecuado a la primera.
- Gestión más ágil: al visualizar horas de Operaciones y su evolución, eliminas tareas manuales y enfocas al equipo en mejoras de valor.
En la práctica, la plantilla funciona como tu “panel de control”: cada KPI tiene definición, fórmula, umbral y acción recomendada.
Cómo encaja en tu estrategia de gestión de espacios
- Diagnostica → Decide → Ejecuta → Mide: la plantilla ordena el ciclo de mejora continua.
- Gobierno del espacio: define umbrales y semáforos (verde/ámbar/rojo) para que Facilities y RR. HH. tomen decisiones consistentes (p. ej., convertir salas con uso bajo o escalonar turnos en días pico).
- Trabajo híbrido bien orquestado: al segmentar por equipo/rol, sede, día y tipo de espacio, ajustas presencia planificada, evitas cuellos de botella y mantienes la flexibilidad.
- ROI visible en 90 días: el modelo de la plantilla suma m² liberados + no-shows reducidos + horas de Operaciones ahorradas para cuantificar el impacto y priorizar inversiones.
Qué incluye normalmente
- KPIs esenciales (ocupación media y pico, índice pico/medio, no-show, reservas efectivas, rotación, coste por sala/hora, NPS interno, horas Ops).
- Datos mínimos (sede, planta, zona, tipo de espacio, fecha/hora, reserva, check-in, duración).
- Dashboard con widgets y mapas de calor + tabla de umbrales y acciones.
- Hoja de ROI con fórmulas preconfiguradas.
Cómo está estructurada la plantilla
La plantilla se organiza en cinco pestañas que convierten tus datos de uso en decisiones claras. En Datos brutos cargas todo lo que ocurre en la oficina: cada reserva, su check-in y la duración real. Aquí no se calcula nada, solo se estandariza la información (nombres de zonas, tipos de espacio, formato de fechas) para que el resto funcione sin fricciones. Es la “fuente de verdad” a partir de la cual se alimentan las métricas.
En KPIs se transforman esos registros en indicadores accionables. Esta pestaña contiene las fórmulas (ocupación media y pico, índice pico/medio, no-show, reservas efectivas, rotación, coste por sala/hora, horas de Operaciones, NPS interno, etc.) y devuelve valores listos para comparar por sede, planta o tipo de espacio. La gracia está en que cualquier nuevo dato que añadas a Datos brutos actualiza automáticamente tus KPIs.
El Dashboard es la vista visual para dirigir: gráficos de tendencia y mapas de calor por horas/días, sumarios por sede y tarjetas con los KPIs clave. Aquí es donde ves, de un vistazo, si hay colas a mediodía, salas “frías” por la tarde o no-shows disparados los lunes. Además, permite segmentar por equipo/rol, planta o tipo de espacio para identificar acciones concretas (p. ej., mover una dailystand-up a cabinas y liberar una sala grande).
La pestaña de Umbrales define los “semáforos” y qué hacer en cada caso. Por ejemplo, si la ocupación de una sala cae por debajo del 30% sostenido, la acción recomendada es convertirla en phone-booths; si el no-show supera el 15%, se activan recordatorios y la auto-liberación tras X minutos sin check-in. Esta tabla convierte la analítica en procedimientos estándar, de modo que Facilities y RR. HH. actúan con criterios consistentes.
Por último, ROI 90 días estima el impacto económico de tus cambios. Suma tres bloques: m² liberados, no-shows reducidos y horas de Operaciones ahorradas. Con supuestos editables (€/m²/mes, € sala/hora, coste/hora del equipo) obtienes un cálculo de ahorro y un ROI que puedes presentar a dirección. Es la forma más rápida de demostrar que las medidas no solo mejoran la experiencia, sino que recortan costes de forma medible.
Para que todo esto funcione, bastan unos campos mínimos que deberías capturar desde el primer día: sede, planta, zona y tipo de espacio (p. ej., puesto, sala, cabina); fecha y hora de la reserva; estado de check-in (realizado o no) y duración efectiva. Con este esqueleto ya puedes calcular ocupación, no-shows y rotación. Si más adelante añades campos opcionales —como capacidad de la sala, equipo/rol del usuario o coste energético estimado— el modelo gana precisión, pero no son imprescindibles para empezar y ver resultados en semanas.
KPIs esenciales
A continuación tienes los indicadores clave para gestionar tu oficina con datos. Cada KPI incluye qué mide, cómo calcularlo, cómo capturarlo, umbrales orientativos y acciones cuando no se cumplen. Puedes copiar y pegar tal cual en WordPress.
1) Ocupación media (%)
Qué mide: el uso promedio de puestos/salas en un periodo.
Fórmula:Ocupación media (%) = (Tiempo usado / Tiempo disponible) × 100
Alternativa por conteo: (Unidades ocupadas de media / Unidades totales) × 100
Cómo capturarlo: reservas con check-in/check-out + calendario de disponibilidad por zona.
Umbrales orientativos: 55–75% (salas de reunión), 45–65% (puestos Hot Desk).
Acciones si es baja: consolidar metros, convertir salas grandes en phone booths o zonas focus, revisar reglas de antelación.
Errores comunes: medir solo reservas sin verificar uso real (sin check-in).
2) Ocupación pico (%)
Qué mide: el máximo de uso simultáneo en el periodo (la “hora punta”).
Fórmula:Ocupación pico (%) = (Máximo concurrente / Capacidad total) × 100
Cómo capturarlo: registros minuto a minuto o por intervalos de 15–30 min.
Umbrales orientativos: < 90% (salas) y < 85% (puestos) para evitar cuellos de botella.
Acciones si es alta: turnos por franja, límites de duración, redistribuir equipos, añadir cabinas rápidas.
Errores comunes: tomar un solo día “raro” como referencia.
3) Índice pico/medio
Qué mide: la volatilidad de la demanda.
Fórmula:Índice pico/medio = Ocupación pico / Ocupación media
Interpretación:
- ≤ 1,3 → demanda estable (bien dimensionada)
- 1,3–1,6 → picos gestionables con reglas/turnos
- 1,6 → sobredemanda en horas punta (reconfigurar)
Acciones: escalonar reuniones, limitar antelación por perfiles, mover rituales a espacios alternativos.
Errores comunes: no segmentar por día de la semana (los lunes suelen diferir de los jueves).
4) No-show (%)
Qué mide: reservas que no se usan (sin check-in).
Fórmula:No-show (%) = (Reservas sin check-in / Reservas totales) × 100
Objetivo: ≤ 10–15%.
Acciones: recordatorios 2–3 h antes, auto-liberación a los X minutos, ventana de cancelación, bloqueo suave por repetición.
Errores comunes: no diferenciar entre sala y puesto (suelen comportarse distinto).
5) Reservas efectivas (%)
Qué mide: salud del sistema de reservas (lo que realmente se utiliza).
Fórmula:Reservas efectivas (%) = (Reservas con check-in / Reservas totales) × 100
Objetivo: ≥ 85–90%.
Acciones: UX de autoservicio clara, simplificar pasos para confirmar presencia, listas de espera que ocupen huecos liberados.
Errores comunes: UX confusa que provoca abandonos y falsos no-shows.
6) Rotación de puestos (usuarios/puesto/día)
Qué mide: cuántas personas distintas usan un mismo puesto en un día (clave en hot desking).
Fórmula:Rotación = Usuarios únicos por puesto y día
Objetivo: 1,2–1,6 en zonas flex (dependiendo de jornadas parciales).
Acciones: turnos de mañana/tarde, puestos “rápidos” para tareas cortas, evitar bloqueos de día completo.
Errores comunes: permitir reservas extensas sin necesidad (acaparan puestos).
7) Uso por franja horaria
Qué mide: cuándo ocurre la demanda (picos/valles por hora).
Fórmula: distribución de ocupación en franjas (p. ej., 8–10, 10–12, 12–14, …).
Cómo capturarlo: check-ins con timestamp agrupados por franja.
Acciones: mover rituales de equipo fuera de la franja pico, lanzar turnos de comedor, reforzar cabinas en horas críticas.
Errores comunes: no ajustar políticas tras detectar patrones.
8) Densidad (personas/m²)
Qué mide: cuántas personas coinciden por superficie útil.
Fórmula:Densidad = Personas concurrentes / m² útiles
Umbrales orientativos: 0,06–0,12 pers/m² (según layout y normativa local).
Acciones: reconfigurar mobiliario, abrir espacios adyacentes en picos, revisar seguridad/confort (acústica, ventilación).
Errores comunes: calcular con m² “brutos” (usa superficie realmente utilizable).
9) Coste por sala/hora (€)
Qué mide: el coste de tener una sala disponible una hora.
Fórmula (simple):Coste hora = (Alquiler + energía + limpieza + servicios de la sala) / Horas útiles del mes
Objetivo: conocerlo para priorizar usos de alto valor y limitar tiempos muertos.
Acciones: duraciones máximas, buffers cortos, priorizar reuniones que requieran presencialidad.
Errores comunes: subestimar energía/limpieza o no repartir costes comunes proporcionalmente.
10) Coste del no-show (€)
Qué mide: dinero que se pierde por reservas no utilizadas.
Fórmula:Coste no-show = (Nº no-shows × Duración media) × Coste por sala/hora
Acciones: política de cancelación clara, recordatorios y auto-liberación, feedback a reincidentes.
Errores comunes: no valorarlo en euros (pierdes urgencia de mejora).
11) Horas de Operaciones/semana
Qué mide: tiempo del equipo dedicado a “hacer funcionar” el espacio (soporte, ajustes, conflictos).
Fórmulas:
Horas Ops/semana = Σ horas registradas en tareas de reservas/soporteAhorro Ops (€) = (Horas antes – Horas después) × coste/hora
Objetivo: -30% en 8–12 semanas con autoservicio y automatizaciones.
Acciones: unificar canales en una app, plantillas de comunicación, reportes automáticos.
Errores comunes: no registrar tiempo; difícil demostrar ahorro.
12) NPS interno de espacios
Qué mide: satisfacción del empleado con los espacios (experiencia).
Cómo medir: encuesta 0–10 tras uso: “¿Recomendarías este espacio a un compañero?”
Fórmula:NPS = % Promotores (9–10) – % Detractores (0–6)
Objetivo: ≥ +30 sostenido.
Acciones: priorizar mejoras físicas (iluminación, acústica, ergonomía) en espacios con NPS bajo pero alta ocupación.
Errores comunes: no cerrar el bucle (no comunicar mejoras); baja participación.
Ejemplos rápidos (para validar cálculos)
Ejemplo A — Sala de 6 pax
- Horas útiles/mes: 160 | Coste mensual imputado: 4.800 €
Coste por sala/hora = 4.800 / 160 = 30 €- No-shows: 40 reservas × 1 h →
Coste no-show = 40 × 1 × 30 = 1.200 €
Ejemplo B — Zona de 50 puestos (hot desking)
- Ocupación media: 55% | Ocupación pico: 88%
Índice pico/medio = 0,88 / 0,55 = 1,60→ picos fuertes- Acción: turnos de mañana/tarde, límites de duración a 2 h en horas críticas, añadir 4 cabinas.
Tabla de referencia
| KPI | Umbral/Objetivo | Acción si no se cumple |
|---|---|---|
| Ocupación media | 55–75% salas · 45–65% puestos | Right-sizing, conversión de salas, revisar antelación |
| Ocupación pico | < 90% salas · < 85% puestos | Turnos, límites de duración, cabinas extra |
| Índice pico/medio | ≤ 1,3 estable · > 1,6 crítico | Escalonar, mover rituales, reconfigurar |
| No-show | ≤ 10–15% | Recordatorios, auto-liberación, bloqueo suave |
| Reservas efectivas | ≥ 85–90% | Simplificar UX, lista de espera |
| Rotación de puestos | 1,2–1,6 | Turnos, evitar bloqueos día completo |
| Uso por franja | Pico controlado | Reglas por horas, refuerzo en picos |
| Densidad | 0,06–0,12 pers/m² | Reconfigurar layout, abrir espacios |
| Coste sala/hora | — (diagnóstico) | Limitar duraciones, priorizar uso de valor |
| Coste no-show | ↓ mes a mes | Política de cancelación + alertas |
| Horas Ops/semana | -30% en 8–12 semanas | Autoservicio, automatizaciones |
| NPS espacios | ≥ +30 | Mejora física y comunicación de cambios |
Consejos de implementación
- Segmenta siempre por sede, planta, tipo de espacio y día de la semana.
- Define dueños por KPI (quién mira qué y cada cuánto).
- Cadencia: revisión semanal (táctica), mensual (layout/políticas) y trimestral (right-sizing/ROI).
- Visualiza en un dashboard con semáforos y mapas de calor.
- Conecta métricas con decisiones: cada KPI en rojo debe llevar asociada una acción estándar.
Umbrales recomendados y semáforos
Los semáforos convierten tus KPIs en decisiones claras. Define rangos objetivo por KPI (verde/ámbar/rojo) y acciones estándar cuando algo cae en rojo. A continuación tienes una guía lista para pegar en WordPress.
Tabla de semáforos por KPI
| KPI | VERDE (OK) | ÁMBAR (vigilar) | ROJO (actuar ya) | Acción inmediata (si rojo) |
|---|---|---|---|---|
| Ocupación media – Salas | 55–75% | 40–55% ó 75–85% | <40% ó >85% | <40%: convertir/fusionar; >85%: límites de duración, añadir cabinas/slots cortos |
| Ocupación media – Puestos (hot desk) | 45–65% | 35–45% ó 65–80% | <35% ó >80% | <35%: consolidar zona; >80%: turnos mañana/tarde y límites por perfil |
| Ocupación pico – Salas | <90% | 90–95% | >95% | Escalonar reuniones, buffers, cabinas adicionales |
| Ocupación pico – Puestos | <85% | 85–90% | >90% | Refuerzo de puestos rápidos, límite de antelación en días pico |
| Índice pico/medio | ≤1,30 | 1,31–1,60 | >1,60 | Reglas por franjas, mover rituales a horas valle, reconfigurar layout |
| No-show (%) | ≤10% | 10–15% | >15% | Recordatorios + auto-liberación + bloqueo suave a reincidentes |
| Reservas efectivas (%) | ≥90% | 85–89% | <85% | Simplificar UX de check-in, lista de espera, ventana de cancelación |
| Rotación de puestos (usuarios/puesto/día) | 1,2–1,6 | 1,0–1,19 | <1,0 | Habilitar turnos, evitar bloqueos de día completo |
| Uso por franja (picos) | Pico < umbral de diseño | Pico cerca del umbral | Pico > umbral | Crear turnos, reasignar equipos, limitar duraciones en franja crítica |
| Densidad (pers/m² útiles) | 0,06–0,12 | 0,12–0,14 | >0,14 | Descongestionar: abrir espacios adyacentes, redistribuir puestos |
| Coste por sala/hora (€) | — (diagnóstico) | — | — | Si € alto + uso bajo: reconvertir o reducir inventario de salas equivalentes |
| Coste del no-show (€) | ↓ mes a mes | Estable | ↑ 2 meses seguidos | Endurecer cancelación tardía y revisar antelación por perfil |
| Horas de Operaciones/semana | Tendencia ↓ | Estable | ↑ 2 semanas seguidas | Automatizar tareas repetitivas y unificar canal en app |
| NPS interno de espacios | ≥ +30 | +10 a +29 | < +10 | Plan de mejoras físicas (acústica, luz, ergonomía) y comunicar cambios |
Datos: de dónde salen y cómo capturarlos
La forma más fiable de alimentar tus KPIs es registrar cada reserva con check-in/auto-liberación desde un software gestor de espacios. Así, cada puesto, sala, taquilla o plaza de parking queda trazado con hora de inicio/fin, presencia real y estado (efectiva, cancelada, no-show). Este flujo convierte la intención (reserva) en uso verificado, reduce no-shows y aumenta la rotación de recursos sin añadir carga operativa.
Para evitar solapes y mejorar la adopción, sincroniza con el calendario corporativo desde la misma plataforma. La integración con calendario crea el evento, bloquea la sala y, si no hay check-in dentro del SLA (p. ej., 10–15 min), libera automáticamente el recurso para otro compañero. Con ello, los datos brutos (reservas + presencia) quedan normalizados por sede > planta > zona > tipo de espacio, listos para tus dashboards.
Dashboard: cómo debe verse
Un buen dashboard transforma datos en decisiones rápidas. Debe ser claro, accionable y segmentable. A continuación tienes una propuesta de diseño con widgets imprescindibles, segmentaciones y buenas prácticas de uso.
Estructura visual
- Cabecera ejecutiva (KPI cards)
- Ocupación media (%)
- Ocupación pico (%)
- Índice pico/medio
- No-shows (%)
- € por sala/hora
- NPS de espacios
Tip: usa semáforos (verde/ámbar/rojo) según los umbrales definidos.
- Tendencias (últimas 4–12 semanas)
- Línea/área de ocupación media y no-shows con anotaciones de cambios de política (p. ej., activación de auto-liberación).
- Gráfico de horas de Operaciones para visualizar el ahorro tras automatizaciones.
- Mapa de calor por franja horaria
- Matriz día × hora que muestre picos y valles de demanda en puestos y salas.
- Clic en una celda → lista de recursos más tensos en esa franja.
- Distribución por tipo de espacio
- Barras o donut: puestos, salas (pequeñas/medianas/grandes), cabinas, zonas focus.
- Muestra uso y NPS por cada tipo para detectar desajustes (mucho uso pero NPS bajo).
- Top/Bottom recursos
- Top 10 recursos con mayor ocupación y Bottom 10 con menor uso sostenido.
- Botón “Acción” para abrir la ficha y proponer: convertir, fusionar, añadir reglas, etc.
- Impacto económico (widget de costes)
- Coste por sala/hora (€) y Coste de no-shows (€) del periodo.
- Mini calculadora editable (€/m²/mes, € sala/hora) con ROI 90 días.
Optimizar costes en la oficina no va de recortar a ciegas, sino de alinear oferta y demanda con datos reales. Si mides ocupación (media y pico), controlas no-shows con check-in y auto-liberación, aplicas umbrales con semáforos y revisas un dashboard semanal, conviertes cada decisión en ahorro tangible sin sacrificar la experiencia del equipo.
Empieza por un piloto: inventario de recursos, reglas simples, recordatorios y un panel con KPIs clave. En 8–12 semanas deberías ver menos m² ociosos, menos tiempo de Operaciones y reuniones que fluyen mejor. Si quieres acelerar, centraliza todo en un software gestor de espacios con analítica y automatizaciones para olvidarte de los promblemas.
